Ethik-/Verhaltenskodex der Firma
Hubert Scharlau Tischlerei und Innenausbau GmbH
Vorwort:
Der Verhaltenskodex der Firma Hubert Scharlau GmbH dient der Klarheit über die Regeln und Gepflogenheiten im Unternehmen.
Korruption und Diskriminierung sollen verhindert werden. Ein respektvolles, partnerschaftliches Miteinander und ein umweltfreundliches Verhalten soll gefördert werden.
Alle Angehörigen des Unternehmens handeln im Einklang mit dieser Unternehmenskultur.
Die Geschäftsführung verpflichtet sich hiermit ausdrücklich selbst zur Einhaltung. Die Verbindlichkeit gilt somit für alle Mitarbeiter des Unternehmens.
Die Einhaltung dieses Kodexes dient der Sicherheit zum Wohle aller.
Allgemeine Richtlinien:
Der Einhaltung der Menschenrechte, dem Grundgesetz und dem Bürgerlichen Gesetzbuch der Bundesrepublik Deutschland ist jeder Staatsangehörige ohnehin verpflichtet. Das Arbeitsrecht regelt die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit und enthält zahlreiche Pflichten und gegenseitige Verpflichtungen. Arbeitgeber wie Arbeitnehmer haben dieses einzuhalten.
Bei der Einstellung von Mitarbeitern wird das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz berücksichtigt.
Richtlinien für die eigene Arbeit:
Die Arbeitssicherheit/der Schutz der Gesundheit ist dem Arbeitgeber äußerst wichtig. Die Firma Hubert Scharlau GmbH ist Mitglied der BG Holz und Metall und wird daher kompetent beraten und regelmäßig geprüft.
Bei der Umsetzung aller wichtigen Faktoren wird der Arbeitgeber unterstützt von einer externen Fachfirma für Arbeitssicherheit (pro2N, Heek) sowie vom Betriebsarzt (Betriebsmedizin Alamed, Borken/Velen).
Die Fachfirma für Arbeitssicherheit informiert das Team Scharlau regelmäßig in diversen Unterweisungsveranstaltungen über sämtliche Faktoren zum Thema „Arbeitsschutz“.
Der Datenschutz wird von dem externen Berater (microPLAN GmbH, Emsdetten) begleitet. Der zuständige Mitarbeiter unterweist die Mitarbeiter der Firma Scharlau jährlich.
Die IT-Sicherheit ist gewährleistet über die hausinterne Firewall sowie in Kooperation mit der externen Firma microPLAN GmbH, Emsdetten.
Bei weiteren Themen rund um die Arbeit der Mitarbeiter gibt es in diversen Kreisen Unterweisungen des Produktionsleiters. Neue Mitarbeiter werden bei der Einarbeitung jeweils vom Vorgesetzten zum Thema Nutzung von Betriebsvermögen, Datenschutz etc. unterwiesen.
Die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten sind Inhalt des Arbeitsvertrages und zur Verdeutlichung der Wichtigkeit der Einhaltungspflicht auch Inhalt der Montagemappen. Die Arbeits- und Urlaubszeiten werden vom Mitarbeiter gestempelt bzw. in das ERP-Programm BORM eingegeben. Der Mitarbeiter kann jederzeit seine Eingaben kontrollieren. Die DSGVO wird eingehalten.
Zur Datenlöschung und Vernichtung diverser Unterlagen gelten die gesetzlichen Vorschriften. Diese müssen eingehalten werden.
Beim Austritt von Arbeitnehmern werden Schlüssel, sämtliche Projekt-Unterlagen und firmeneigene Geräte wie Computer oder Mobiltelefone zurückgegeben. Daten auf Privatgeräten müssen gelöscht werden. Zugänge zu Firmendaten werden vom IT-Leiter der Firma Scharlau gesperrt und gelöscht.
Richtlinien im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und staatlichen Stellen:
Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ist verboten. Die Einhaltung von Wettbewerbs- und Kartellgesetze ist geboten.
Korruption ist verboten. Geschenke und Zuwendungen dürfen maximal 1 x pro Jahr angenommen werden, wenn der Wert 50,00 Euro nicht übersteigt. Die Zuwendungen wie Werbegeschenke und Probeprodukte werden im Hause Scharlau gesammelt und einmal im Jahr unter den Arbeitnehmern per Losverfahren oder einem anderen Zufallsprinzip verteilt.
Der Umgang mit staatlichen Behörden ist höflich, kooperativ und ehrlich. Auch im Krisenfall hat der Umgang mit Vertreter der zuständigen Behörden rechtskonform und angemessen zu sein. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden muss schriftich erfolgen. Unterlagen und Abfragen müssen stets pünktlich durch einen vertrauenswürdigen Boten und/oder mit Bestätigung in Textform abgegeben sein.
Die Richtlinien für die Finanzbuchhaltung und dem Berichtswesen sind gesetzeskonform und nach bestem Wissen und Gewissen einzuhalten. Alle steuerrechtlichen Belange werden mit Unterstützung der Steuerberater aus der Steuerberatungsgesellschaft W&N Wittneven-Niederberghaus, Coesfeld, bearbeitet.
Die Belegablage ist in der gesonderten Verfahrensdokumentation vom 01.07.2020 geregelt.
Kommunikation im Allgemeinen muss effektiv, sinnvoll, zeitnah und kontinuierlich sein.
Sämtliche Informationen haben die Mitarbeiter in das jeweilige Projekt im ERP-Programm BORM zu sammeln und einzustellen.
Der Informationsaustausch findet ferner in diversen regelmäßigen Gesprächsrunden statt. Einige Informationen, die einen längeren Text aufweisen, werden per Aushang an die Mitarbeiter weitergegeben.
Besonders eilige Informationen werden durch die Geschäftsführung über eine Infogruppe Scharlau via Messengerdienst versandt. Auch diese Nachrichten sind DSGVO-konform.
Generell gilt:
Die Informationen sollen rechtzeitig, wahrheitsgemäß, verständlich und prägnant sein.
Werbung ist generell mit dem Geschäftsführer abzusprechen. Diese muss ebenfalls wahrheitsgemäß, prägnant und unverkennbar sein.
Import- und Exportvorschriften müssen generell eingehalten werden. Dazu müssen frühzeitig alle Informationen fließen. In Teamarbeit werden diese Vorschriften von diversen Mitarbeitern bearbeitet und pünktlich eingehalten. Externe Hilfe darf/soll dazu in Anspruch genommen werden.
Für die Schweiz gelten besondere Regelungen. Die beantragte MWSt-Nummer für die Schweiz hat die Firma Hubert Scharlau erhalten. Für die Einhaltung aller steuerrechtlichen Fragen gilt die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro Rödl & Partner, Zürich.
Die Produktqualität und -sicherheit beginnt bei der Konstruktion und endet nach der Montage. Alle Informationen sind mit der Produktionsleitung abzusprechen. Die Qualitätsendprüfung findet am Einbauort statt, gerne in Anwesenheit des Kunden. Danach ist dem Produktionsleiter und dem Projektleiter der Stand zu berichten. Sämtliche Informationen, Lieferscheine, Protokolle und Fotos sind ebenfalls in Borm im Projekt abzulegen.
Politische Aktivitäten und Lobbyismus kommen in unserem Hause bislang nicht vor. Vorsorglich ist hiermit festgelegt, dass politische Neutralität einzuhalten ist und Lobbyismus verboten wäre.
Die Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, der Gesellschaft und der Umwelt haben wir in den Nachhaltigkeitszielen der Firma Scharlau näher beschrieben.
Regelverstöße:
Regelverstöße werden geahndet.
Dem Ethikkodex unserer wichtigsten Kunden haben wir uns ebenfalls verpflichtet.
Rosendahl, Oktober 2021
gez. Bernd Scharlau
– Geschäftsführer –